こんにちは。
今回は、「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」という書籍を紹介したいと思います。トヨタと言えば日本を代表する大企業の1つであり、カイゼンで有名です。が、それとは別に、文書を「紙一枚」にまとめることでも有名です。10年前に勤めていた会社とトヨタとの間で交流があったようで、幹部社員との打ち合わせ資料は1枚ものにすることが求められたことがあります。思い出です。
ちなみに本書は著者が主催するセミナーに参加した際に購入しました。何とサインつきです!自慢です。
続編として超「実践編」もあります。
1.概要(気になったところだけ)
・「トヨタの1枚」ならではの特徴
①一目で全体が見える(一覧性)
②枠がある(フレーム)
③枠ごとにタイトルがついている(テーマ)
・書類には果たすべき役割がある。役割を果たせているか?
・書類を見ながら説明する方が相手に正確に伝わる。
・紙に書きだすと「わかる」「わからない」が見えてくる。
・「読んでわかる」より「見てわかる」
フレームとテーマ。何が書かれているのか。
3秒で決断を出せる資料か?
・書類の役割
①会議の無駄を減らす
②会議をスムーズに進行させる
・仕事の「型」をつかむ
目的、現状、課題、対策、スケジュール 等
・紙一枚にまとめるステップ
①情報を書類に整理する。
②自分なりの考えを種類にまとめる。
③書類の内容を誰かに伝える。
・「動詞」を「動作」に変える。
例)挨拶する → 大きな声で「おはようございます」と言う
※動詞のままでは再現できない、具体的にどうしてよいか分からない。
・目的を見失いそうになったら唱える口癖
★そもそも何のためにこの一枚を作るのか?
→読み手は誰か?
→どのような反応をしてほしいのか?
→相手が聞いてきそうな質問は何か?
・まとめるときのキーポイント
一言でいうと?
・相手により伝わりやすくなる工夫
書類を見せながら指をさす。
・話の「構造」を示せば相手は耳を傾ける
強みを一言で言うと・・
理由は3つあります・・・
・論理的に話すための切り口
What、Why、How
・手で書く作業が論理的な思考回路を鍛える。
・5回のWhyよりも5回のHow
2.感想
2年前に著者のセミナーに言って学んだ内容を3年の時を越えて復習できた気がします。が、あまり実践できていないことにも気づかされました。
別記事で紹介したモーニング・ジャーナルをやるときにも使えそうなので、これを機に実践してみます。
おしまい。