【書評】トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術




こんにちは。

今回は、「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」という書籍を紹介したいと思います。トヨタと言えば日本を代表する大企業の1つであり、カイゼンで有名です。が、それとは別に、文書を「紙一枚」にまとめることでも有名です。10年前に勤めていた会社とトヨタとの間で交流があったようで、幹部社員との打ち合わせ資料は1枚ものにすることが求められたことがあります。思い出です。

ちなみに本書は著者が主催するセミナーに参加した際に購入しました。何とサインつきです!自慢です。

続編として超「実践編」もあります。

1.概要(気になったところだけ)

・「トヨタの1枚」ならではの特徴
 ①一目全体が見える(一覧性)
 ②がある(フレーム)
 ③枠ごとにタイトルがついている(テーマ)

・書類には果たすべき役割がある。役割を果たせているか?

・書類を見ながら説明する方が相手に正確に伝わる。

・紙に書きだすと「わかる」「わからない」が見えてくる。

・「読んでわかる」より「見てわかる
 フレームとテーマ。何が書かれているのか。
 3秒で決断を出せる資料か?

・書類の役割
 ①会議の無駄を減らす
 ②会議をスムーズに進行させる

・仕事の「型」をつかむ
 目的、現状、課題、対策、スケジュール 等

・紙一枚にまとめるステップ
 ①情報を書類に整理する。
 ②自分なりの考えを種類にまとめる。
 ③書類の内容を誰かに伝える。

・「動詞」を「動作」に変える。
  例)挨拶する → 大きな声で「おはようございます」と言う
 
  ※動詞のままでは再現できない、具体的にどうしてよいか分からない。

・目的を見失いそうになったら唱える口癖
 ★そもそも何のためにこの一枚を作るのか?
  →読み手は誰か?
  →どのような反応をしてほしいのか?
  →相手が聞いてきそうな質問は何か?

・まとめるときのキーポイント
 一言でいうと?

・相手により伝わりやすくなる工夫
 書類を見せながら指をさす

・話の「構造」を示せば相手は耳を傾ける
 強みを一言で言うと・・
 理由は3つあります・・・

・論理的に話すための切り口
 What、Why、How

手で書く作業が論理的な思考回路を鍛える。

・5回のWhyよりも5回のHow

2.感想

2年前に著者のセミナーに言って学んだ内容を3年の時を越えて復習できた気がします。が、あまり実践できていないことにも気づかされました。
別記事で紹介したモーニング・ジャーナルをやるときにも使えそうなので、これを機に実践してみます。

おしまい。




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